- ยุทธศาสตร์และหลักการบริหารโครงการ
เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของโครงการคือการควบคุมงานก่อสร้างให้แล้วเสร็จสมบูรณ์ อย่างมีคุณภาพภายใต้ งบประมาณ และระยะเวลาที่กำหนดด้วยความปลอดภัยและมีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด
จากข้อมูลที่ผ่านมาพบว่า นอกจากการวางแผน การนำแผนไปปฏิบัติ และการควบคุมอย่างมีประสิทธิภาพแล้ว การบริหารจัดการนับเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งต่อความสำเร็จของโครงการ ซึ่งก็คือการนำความรู้ ทักษะ ทรัพยากร และเทคนิค ไปปฏิบัติในกิจกรรมหรือภารกิจต่างๆ อย่างเหมาะสม โดยมีประเด็นสำคัญที่จะต้องดำเนินการให้ครอบคลุม 5 ข้อ คือ
(1) การบริหารตารางเวลาและงบประมาณ เป็นการบริหารแผนการก่อสร้างและประเมินผลการทำงานของผู้รับจ้างอย่างทันสถานการณ์ ทำให้สามารถคาดหมายและให้คำแนะนำเพื่อปรับปรุงแผนงานก่อสร้าง ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ตลอดเวลา ทั้งยังสามารถประเมินความก้าวหน้าของงานในรูปของต้นทุนโครงการได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
(2) การบริหารคุณภาพงาน เป็นการบริหารที่มุ่นเน้นการให้คำแนะนำที่จำเป็นด้านเทคนิคแก่ผู้รับจ้าง และร่วมตรวจสอบคุณภาพของงานก่อสร้างให้เป็นไปอย่างถูกต้อง ครบถ้วน มีคุณภาพตามมาตรฐาน และมีประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่องเป็นขั้นเป็นตอน อันเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ควบคุมงานก่อสร้างและผู้รับจ้าง
(3) การบริหารทรัพยากรบุคคล เป็นการจัดสรรหรือมอบหมายบุคลากรหรือทีมงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสม และมีจำนวนเพียงพอกับงานที่ได้จำแนกภารกิจและกิจกรรมให้ครอบคลุมขอบเขตของงานในระยะเวลาที่ถูกต้องและเหมาะสมสอดคล้องกัน
(4) การติดต่อสื่อสารและประสานงาน เป็นปัจจัยสนับสนุนที่สำคัญต่อการทำงานทุกๆ กิจกรรมที่เกิดขึ้น การประสานงานภายในกลุ่มของผู้ควบคุมงาน การประสานงานระหว่าง กรม – ผู้ควบคุมงาน – ผู้รับจ้าง ตลอดจนการประสานงานระหว่างโครงการกับหน่วยงานราชการอื่นหรือบุคคลที่สามที่เกี่ยวข้องให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นภารกิจที่สำคัญอย่างยิ่ง ทั้งนี้ การจัดประชุมทั้งในลักษณะกลุ่มย่อยการประชุมเป็นประจำ และการประชุมเฉพาะกรณีจะถูกนำมาใช้เป็นวิธีการสำคัญของการประสานงานควบคู่กับมาตรการติดตามผลการประสานงานอย่างใกล้ชิด
(5) การบริหารความเสี่ยง เป็นการเตรียมการหรือคาดการณ์เหตุการณ์หรือความเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นหลังจากเริ่มโครงการแล้วว่าจะมีผลกระทบต่อโครงการในแง่ขอบเขตของงาน ระยะเวลาและงบประมาณอย่างไร ซึ่งจะรวมถึงการดำเนินงานด้านความปลอดภัย และด้านผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อม และการจัดเตรียมมาตรการรองรับผลกระทบดังกล่าวด้วย
ในขณะที่หน้าที่และภารกิจหลักของที่ปรึกษาในการสนับสนุน ช่วยเหลือกรมในการควบคุมงานก่อสร้างโครงการดังกล่าวอย่างย่อๆ คือ ดำเนินงานตามภารกิจที่ได้รับมอบหมายจาก กรม ในการอำนวยความสำเร็จและประสิทธิผลให้เกิดขึ้นแก่กิจกรรมการก่อสร้างของโครงการ ซึ่งอาจจำแนกตามประเภทของงานได้เป็น 4 ภารกิจหลัก คือ
- งานบริหารสัญญา
- งานบริหารงานวิศวกรรมด้านการจัดทำแบบเพื่อการก่อสร้าง
- งานบริหารงานวิศวกรรมด้านการก่อสร้าง และ
- งานตรวจสอบคุณภาพ ผลงานและปริมาณงาน
โดยแผนผังแสดงแนวคิดการนำประเด็นสำคัญและภารกิจหลักดังกล่าวข้างต้นมาใช้ในการบริหารจัดการโครงการได้แสดงไว้ใน รูปที่ 1.1
รูปที่ 1.1 แผนผังแสดงแนวคิดการบริหารจัดการโครงการ
ทั้งนี้ ภารกิจหลักทั้ง 4 ด้านจะต้องดำเนินการไปอย่างสอดคล้องกับประเด็นการบริหารจัดการอย่างพร้อมเพียงและต่อเนื่องจนกระทั่งโครงการสำเร็จลุล่วง โดยมีรายละเอียดดังนี้
(1) งานบริหารสัญญา
งานบริหารสัญญาเป็นการบริหารจัดการพันธะกรณีระหว่างกรมกับผู้รับจ้าง โดยที่ปรึกษาจะให้คำปรึกษา สนับสนุนช่วยเหลือ และปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายจากกรมเพื่อบริหารสัญญาให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ หน้าที่ และภารกิจในงานบริหารสัญญาประกอบด้วย กรอบของภารกิจแสดงในตารางที่ 1.1
ตารางที่ 1.1 หน้าที่และภารกิจหลักของที่ปรึกษาในงานบริหารสัญญา (2) งานบริหารงานด้านการจัดทำแบบเพื่อการก่อสร้าง
ที่ปรึกษามีหน้าที่ในการตรวจสอบและทบทวนแบบรูป หากมีอุปสรรคไม่สามารถก่อสร้างได้แม้ว่าการก่อสร้างของโครงการจะเป็นงานก่อสร้างตามแบบรายละเอียดก็ตาม นอกจากนี้ความจำเป็นในการจัดทำ Shop Drawing และ Working Drawing โดยเฉพาะอย่างยิ่งส่วนที่เกี่ยวกับงานโครงสร้างชั่วคราว (Temporary Works) สำหรับโครงสร้างสะพานยังคงเป็นภาระหน้าที่ของผู้รับจ้างในการจัดทำแบบดังกล่าว ซึ่งที่ปรึกษาจะมีบทบาทในการตรวจสอบความมั่นคงแข็งแรงตามหลักวิชาวิศวกรรม และความสอดคล้องกับขั้นตอนการก่อสร้างที่นำมาใช้ในภาคสนามของผู้รับจ้าง แสดงดังรูปที่ 1.2
รูปที่ 1.2 แผนภูมิแสดงภารกิจหลักในการบริหารงานด้านการจัดทำแบบเพื่อการก่อสร้าง
(3) งานบริหารงานด้านการก่อสร้าง
สำหรับโครงการก่อสร้างขนาดใหญ่เช่นงานก่อสร้างในโครงการนี้ การวางแผนและการบริหารงานด้านการก่อสร้างนับเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในโครงการ การบริหารโครงการที่มีประสิทธิภาพจะสามารถแก้ไขปัญหาการก่อสร้างด้านต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว โดยอาศัยการติดตามการปฏิบัติงานอย่างใกล้ชิดต่อเนื่อง และการจัดทำรายงานสรุปข้อปัญหาการก่อสร้างพร้อมทั้งวิธีการแก้ไขปัญหาต่างๆ ไว้อย่างถี่ถ้วนพร้อมมูล ทั้งนี้ เพื่อให้สามารถควบคุมตารางเวลาได้ตามเป้าหมายแผนภูมิแสดงภารกิจหลักงานบริหารงาน ด้านการก่อสร้างของโครงการ แสดงดังรูปที่ 1.3
รูปที่ 1.3 แผนภูมิแสดงภารกิจหลักในการบริหารงานด้านการก่อสร้าง
(4) งานตรวจสอบคุณภาพ ผลงานและปริมาณงาน
งานตรวจสอบคุณภาพ ผลงานและการประเมินปริมาณงานเพื่อการเบิกจ่ายค่างวดงานก่อสร้างเป็นองค์ประกอสำคัญที่จะทำให้รู้ถึงการใช้งบประมาณที่แท้จริง ซึ่งเป็นส่วนขับเคลื่อนให้โครงการดำเนินไปข้างหน้าจนบรรลุเป้าหมาย โดยโครงการนี้มีการนำราคาต่อหน่วยแบบปรับราคาได้ (Price Adjustment) ตามค่าดัชนีปรับราคา K (Escalation Factor) มาใช้ประกอบในการประเมินค่างวดงาน ที่ปรึกษาจึงมีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณราคาที่ปรับในแต่ละรายการก่อสร้างอย่างถี่ถ้วนของแต่ละงวดงานที่ผู้รับจ้างขอตั้งเบิกจ่าย แสดงดังรูปที่
1.4
รูปที่ 1.4 แผนภูมิแสดงภารกิจหลักในงานตรวจสอบคุณภาพ ผลงาน และปริมาณงาน
นอกจากนี้ ที่ปรึกษาได้ทำการประมวลรายละเอียดและจัดทำตารางแสดงการทดสอบวัสดุที่จะนำมาใช้ในการก่อสร้างโดยแยกหมวดหมู่ตามลักษณะงานตามที่ระบุไว้ในข้อกำหนดรายละเอียดงานการก่อสร้าง (Specifications) อาทิเช่น งานดิน งานฐานราก งานถนน งานโครงสร้าง ดังแสดงไว้ในตารางที่ 2 ทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการทดสอบคุณสมบัติวัสดุประเภทต่างๆ ที่ผู้รับจ้างต้องนำเสนอขออนุมัติตามข้อกำหนดของโครงการ
ตารางที่ 2 ตารางแสดงการทดสอบวัสดุ
ตารางที่ 2 ตารางแสดงการทดสอบวัสดุ(ต่อ)
2 การควบคุมคุณภาพการให้บริการของที่ปรึกษา
เพื่อเป็นการเพิ่มความเชื่อมั่นให้แก่ กรม ว่าภาคปฏิบัติงานของที่ปรึกษาจะสามารถอำนวยผลงานควบคุมการก่อสร้างและบริหารโครงการนี้ดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่ปรึกษาจะจัดให้มีการควบคุมคุณภาพในการควบคุมงาน โดยนำการบริหารงานตามแนวทางของมาตรฐานชุด ISO 9000 ซึ่งเป็นมาตรฐานที่ว่าด้วยเรื่องระบบการประกันคุณภาพและเป็นมาตรฐานสากลที่ยอมรับกันทั่วโลก มาปรับใช้ให้เหมาะสมกับการดำเนินงานในโครงการนี้ด้วย โดยมีเอกสาร “ข้อแนะนำการจัดการระบบฐานข้อมูลโครงการ” เป็นคู่มือถือปฏิบัติทั่วทั้งองค์กร
งานด้านเอกสาร เป็นสิ่งสำคัญควบคู่กับงานก่อสร้างในภาคสนาม เนื่องจากเป็นงานที่สัมพันธ์กันหลายด้าน ดังนี้
- ด้านเงื่อนไขสัญญา ซึ่งเป็นนิติสัมพันธ์ตามกฎหมายระหว่างคู่สัญญา
- ด้านเทคนิค วิศวกรรม อันเป็นข้อกำหนดในการก่อสร้างให้มีคุณภาพตามสัญญาจ้าง
- ด้านการเบิกจ่ายค่างานก่อสร้าง ตามที่ระบุไว้ในสัญญา
- ด้านการเปลี่ยนแปลงอบเขตของงาน ไม่ว่าจะเพิ่มขึ้น หรือลดลง หรือยกเลิก หรือเปลี่ยนแปลงเงื่อนไขการก่อสร้างตามที่มีการระบุไว้ในสัญญาจ้าง
- ด้านการประกันคุณภาพ และบำรุงรักษา
- ด้านความเสียหายในชีวิตและทรัพย์สิน ในกรณีที่เกิดอุบัติเหตุจากการก่อสร้าง เป็นต้น
- เอกสารบันทึกการประชุม และการสั่งการในระหว่างการก่อสร้างของผู้ที่เกี่ยวข้องต่างๆ
- รายงานต่างๆ ที่ต้องมีการจัดทำในระหว่างการก่อสร้าง
- แบบรายละเอียดต่างๆ ที่ต้องมีการจัดทำในระหว่างการก่อสร้าง
- กาขออนุมัติเห็นชอบในการใช้วัสดุ หรือวิธีการก่อสร้าง หรือขั้นตอนการก่อสร้าง หรือวิธีการจัดจราจร หรือกิจกรรมการก่อสร้างที่มีผลกระทบต่อสาธารณะ เป็นต้น
เอกสารต่างๆ ข้างต้น มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนของคุณภาพงานก่อสร้างตามสัญญาจ้าง การควบคุมคุณภาพงานก่อสร้างด้านเอกสารอย่างเป็นระบบจึงเป็นสิ่งที่มีความจำเป็นอย่างยิ่งประสิทธิภาพในการควบคุมงานก่อสร้างของโครงการ
สำหรับแนวทางในการควบคุมคุณภาพในการควบคุมงานนั้น ที่ปรึกษาจะจัดให้มี “แผนคุณภาพโครงการ”(Project Quality Plan) โดยแบ่งออกเป็น 4 ด้านดังนี้
- แผนคุณภาพงานในการจัดการเอกสาร
- แผนคุณภาพงานในการควบคุมการจัดทำแบบเพื่อการก่อสร้าง
- แผนคุณภาพงานในการควบคุมการผลิต
- แผนคุณภาพงานในการควบคุมการก่อสร้างและติดตั้ง
2.1 แผนคุณภาพงานในการจัดการเอกสาร
(1) การจัดองค์กรและความรับผิดชอบ
- จัดให้มีผังการบริหารของคณะทำงานที่แบ่งอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างชัดเจน
- จัดทำรายงานตามลำดับชั้นในรูปรายงานประจำวัน ประจำสัปดาห์ และประจำเดือน
- จัดให้มีการประชุมตามวาระและตามความจำเป็นในการติดตามและการแก้ไขปัญหางาน
- จัดทำตารางแสดงรายชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร ตลอดจน E-mailAddress ของผู้ที่เกี่ยวข้องในงานด้านต่างๆ เพื่อความสะดวกในการติดต่อประสานงานในการดำเนินงานและการแก้ปัญหาเป็นไปอย่างทันท่วงที
(2) ระบบควบคุมเอกสาร
- มีระเบียบการจัดเก็บที่ประหยัดและสามารถเรียกหาได้รวดเร็ว มีการกำหนดอายุเอกสารตามประเภท
- มีระเบียบการออกหนังสือตามระดับชั้นที่สอดคล้องตามอำนาจหน้าที่ มีสำเนาให้ผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถรับรู้ได้
- มีระเบียบการรับ การแจกจ่ายเอกสารควบคุมที่ประกันว่าผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายจะได้รับข้อมูลฉบับล่าสุดที่ครบถ้วนไม่สบสน เช่น เอกสารสัญญา ข้อกำหนด ระเบียบปฏิบัติ วิธีการก่อสร้าง เป็นต้น
(3) ระบบฐานข้อมูล
- มีโปรแกรมระบบฐานข้อมูลสำเร็จรูปเพื่อการค้นหาและรายงาน สำหรับเอกสารโต้ตอบ
(4) การตรวจ ทบทวน และปรับแก้ระบบคุณภาพงาน
- มีการตรวจ ทบทวน และปรับแก้ระบบคุณภาพงานอย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง ที่มีผู้บริหารระดับสูงของโครงการร่วมด้วย
- มีการฝึกอบรมพัฒนาเจ้าหน้าที่ใหม่เป็นระยะ
2.2 แผนคุณภาพงานการควบคุมการจัดการจัดทำแบบเพื่อการก่อสร้าง
(1) การจัดองค์กร มีการแบ่งความรับผิดชอบและกำหนดผู้ประสานงานในแต่ละส่วน
- ระหว่างสำนักงานส่วนกลางและสำนักงานสนามของทั้งกรมและที่ปรึกษา
- ระหว่างฝ่ายในสำนักงานสนาม เช่น ฝ่ายสำรวจ ฝ่ายโครงสร้าง ฝ่ายระบบไฟฟ้า ฝ่ายระบบระบายน้ำ เป็นต้น
- ระหว่างงานหลักและงานประกอบ
- ระหว่างผู้รับจ้าง ผู้ออกแบบ และผู้ผลิตจำหน่าย
(2) กำหนดขั้นตอนและรูแบบที่ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายใช้ในการปฏิบัติภารกิจ
- การขอความเห็นชอบคู่มือ มาตรฐาน ข้อบัญญัติ ข้อกำหนด ที่ถือเป็นเกณฑ์ในการออกแบบโครงสร้างชั่วคราว
- การขอความเห็นชอบวิธีและขั้นตอนการก่อสร้างตามที่ใช้ออกแบบโครงสร้างชั่วคราว
- การขอความเห็นชอบบุคลากรผู้ออกแบบทั้งด้านประสบการณ์และใบอนุญาตตามกฎหมาย
- การขอความเห็นชอบแผนการจัดเตรียมและยื่นเสนอแบบ
- การขอความเห็นชอบแบบขยายและรายละเอียดเพื่อใช้ในการก่อสร้าง
- การประสานงานในขั้นการจัดเตรียมแบบจนถึงขั้นการก่อสร้าง
- การขอความเห็นชอบแบบตามที่ก่อสร้างจริง เพื่อเป็นข้อมูลในการใช้งานและซ่อมบำรุง
(3) การควบคุมแบบและเอกสารประกอบ
จะกำหนดผู้ควบคุมแบบและเอกสารประกอบ ซึ่งมีหน้าที่
- จัดเก็บ แจกจ่าย และจัดทำบัญชีแบบ
- ระบุ สถานภาพการออกแบบ และสถานภาพการอนุมัติ ในแบบทุกฉบับ
- แจกจ่ายแบบทุกฉบับตามบัญชีรายชื่อที่กำหนด
- บัญชีแบบจะถูกจัดเก็บด้วยโปรแกรมฐานข้อมูลสำเร็จรูปที่มีประวัติการยื่นเสนอ การปรับแก้ไข การพิจารณา และสถานภาพการอนุมัติของแบบทุกฉบับ
2.3 แผนคุณภาพงานในการควบคุมการผลิต
(1) กำหนดผู้มีอำนาจให้ความเห็นชอบ เกณฑ์การพิสูจน์คุณภาพ การยอมรับงาน และผลทดสอบ
(2) กำหนดการแบ่งและร่วมงานการให้ความเห็นชอบระหว่างฝ่ายควบคุมวัสดุ ฝ่ายวิศวกรรมงานโยธา ฝ่ายสถาปัตยกรรม ฝ่ายวิศวกรรมงานระบบต่างๆ และฝ่ายผู้ว่าจ้าง
(3) กำหนดขั้นตอน รูปแบบ ที่ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายใช้ในการปฏิบัติภารกิจ
- การขอความเห็นชอบกระบวนการ เทคนิค วิธี เครื่องจักรอุปกรณ์ ระบบประกันคุณภาพตลอดจนฝีมือแรงงานที่ใช้ในการผลิตตามข้อกำหนดของสัญญา
- การขอความเห็นชอบวัตถุดิบ วัสดุ ที่ใช้ในการผลิตและประกอบ
- การขอความเห็นชอบแผนการผลิต การจัดเก็บ และการลำเลียง
- การขอความเห็นชอบสถาบันทดสอบ เครื่องมือและอุปกรณ์ทดสอบ และการทดสอบพิเศษ
(4) กำหนดให้มีการบันทึกและจัดเก็บเอกสารการตรวจสอบทุกั้นตอน ให้สามารถย้อนสอบสวนได้ง่าย
2.4 แผนคุณภาพงานในการควบคุมการก่อสร้างและติดตั้ง
(1) กำหนดผู้มีอำนาจให้ความเห็นชอบเกณฑ์การยอมรับงาน วิธีซ่อมงาน และสั่งการสนามในระดับต่างๆ ในการควบคุมงานตามเวลาทำงานปกติและการควบคุมงานแบบตลอด 24 ชั่วโมง
(2) กำหนดขั้นตอนและรูปแบบที่ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายใช้ในการปฏิบัติภารกิจ
- การขอความเห็นชอบกระบวนการ เทคนิค วิธี เครื่องจักรอุปกรณ์ ระบบประกันคุณภาพตลอดจนฝีมือแรงงานที่ใช้ในการก่อสร้างและติดตั้ง
- การขอความเห็นชอบผู้รับเหมาช่วงงานในสนาม
- การขอความเห็นชอบความพร้อมในการเตรียมงานเพื่อให้เริ่มงาน ทั้งด้านแบบ วัสดุ เครื่องจักร และกำลังคน ตลอดจนความพร้อมของงานก่อนหน้าและงานที่คาบเกี่ยว
- การขอความเห็นชอบความพร้อมในสนามที่จะเริ่มงาน ทั้งด้านพื้นที่ ทางเข้าออก และมาตรการด้านความปลอดภัยและผลกระทบต่อสภาพแวดล้อมและการจราจร
- การขอปฏิบัติงานประจำวัน เช่น ขอเทคอนกรีต ขอถอดแบบ ขอทำการดึงลวดอัดแรงขอทำการทดสอบในสนาม และขอให้ตรวจรับงาน เป็นต้น
- การมีระบบประกันคุณภาพงานที่ฝ่ายออกแบบ ฝ่ายก่อสร้างและติดตั้ง และฝ่ายควบคุมงาน ได้ร่วมกันควบคุมดูแลทุกขั้นตอนตามผังการติดตั้งและทดสอบ (Installation and Test Plan) รายงานความสมบูรณ์ของงาน (Conformance and Non-Conformance Report) และใบรายการตรวจสอบงาน (Inspection Check Sheet)
(3) มีระบบข้อมูลที่ต้องการบันทึกและรายงาน นอกเหนือจากการตรวจกำกับงานตามเอกสารระบบควบคุมคุณภาพงาน เช่น วัน เวลาทำงาน สภาพแวดล้อม และปัญหาอุปสรรค เป็นต้น
- การบันทึกการควบคุมงานประจำวัน
- การบันทึกและรายงานแยกประเภท เช่น งานเทคอนกรีต งานระบบไฟฟ้า ระบบระบายน้ำ งานเหล็ก และงานเก็บตกแต่ง เป็นต้น
- การสรุปปัญหาและให้มีการประชุมประสานงานในรอบสัปดาห์ และรอบเดือน
- การจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระเบียบ เพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
- การบันทึกด้วยโปรแกรมระบบฐานข้อมูลสำเร็จรูปสำหรับข้อมูลสำคัญที่ใช้ในการบริหารและติดตามงาน